La carta de porte, según CMR y Ley del Contrato de Transporte Terrestre de Mercancías, es un documento mercantil que regula una relación contractual privada por lo que no existe ningún requisito administrativo en relación a su conservación o custodia temporal. Sí podría darse el caso de que, como parte del contrato se incluyera una cláusula que estableciera que ambas partes debieran conservar estos documentos durante un tiempo determinado, pero en ningún caso se trataría de un requisito administrativo.

Otra cosa es cuando hablamos del Documento de Control que debe acompañar a cada expedición de transporte de mercancías. En este caso, ambos agentes, transportista y cargador están obligados a conservar un ejemplar o copia (en cualquier soporte: papel, digital, etc.), durante un plazo de un año a contar desde la prestación del servicio.

Como el documento de control no tiene un modelo oficial, en ocasiones la información requerida por ley se introduce en la propia carta de porte y aquí es cuando surge la confusión. En este caso sí se tendrá que conservar la Carta de Porte durante un año, pero no por los detalles contractuales contenidos en ella, sino porque incluye la información requerida en el documento de control.